Rahvusvahelise Arvo Pärdi Keskuse tuumaks on helilooja käsikirjalised materjalid, loominguline ja biograafiline varamu. Arhiiv tegeleb nende materjalide süstematiseerimise, haldamise, digiteerimise, arhiivi andmebaasi ettevalmistuse ja arhiivipüsiva säilitamisega. Paralleelselt toimub nii füüsilise kui digiarhiivi ülesehitamine.
Tegemist on nn elava arhiiviga, kuhu pidevalt lisandub uut materjali ja mille materjalid on helilooja aktiivses kasutuses. Huvilistele ligipääsu võimaldamiseks on oluline materjalide digiteerimine, metaandmete lisamine, seoste loomine ja info otsitavaks muutmine.
2009 ja 2010
4 tonni arhiivimaterjali jõudis Saksamaalt Laulasmaale 2009. aasta augustis. Sel hetkel ei olnud veel arhivaari, arhiiviruume ega hoiutingimusi. Keskuse ideegi oli alles inkubatsioonistaadiumis. Kindel oli ainult üks – helilooja pärand peab jõudma ja jääma Eestisse.
Sügisel algasid esimesed tööd vaikimise perioodi muusikaliste päevikutega – Immo Mihkelson transkribeeris ja salvestas helilooja kommentaarid. Kui MS Exceli tabel infokoorma all „kokku kukkuma“ hakkas, siis valmis esimene pisikene andmebaas.
2010. aasta varakevadel sisustati arhiiviruumid ja seati arhiivihoidla säilitusnõuetele vastavaks – paigaldati gaasikustutus ja niiskuseregulaatorid. Pärast mitmeid konsultatsioone Rahvusarhiivis, Rahvusraamatukogus ja äriorganisatsioonides lepiti kokku erinevate materjalide skaneerimispõhimõtted. Aprillis algas muusikaliste päevikute skaneerimine ja skaneeritu kirjeldamine MS Excelisse.
2010. aasta mais liitus keskuse meeskonnaga arhivaar Helge Saks. Helge esimeseks ülesandeks sai arhiivisisu tundmaõppimine, et seejärel luua arhiiviskeem. Kogu materjali leht-lehelt läbikäimine võttis aega kogu suve. Sügise alguseks oli esimene arhiiviskeem paberil, mille valmimisel olid suureks abiks Riigiarhiivi Isikuarhiivide osakonna spetsialistid. Üks oluline põhimõte arhiiviloogika ülesehitamisel on mitte lõhkuda juba olemasolevat struktuuri ja loogikat, vaid säilitada arhiivi looja käekiri ja unikaalne lähenemine.
2010. aasta hilissügisel liitus keskuse meeskonnaga koosseisuväliselt andmebaasi analüütik Aigi Heinonen ja konsulteerides erinevate konsultantidega, alustati andmebaasi lähteülesande väljatöötamist.
2010. aastal töötas materjalidega iga päev 2-3 üliõpilasest digiteerijat. Aasta lõpuks oli digiteeritud 10 000 fotot, 7000 lehekülge muusikalisi päevikuid (osa 1980-ndatest aastatest, kõik 1990-ndatest ja 2000-ndatest aastatest) ja ligi 150 videosalvestist (töö teostas Orbital Vox stuudiod). Samal ajal jätkus pidevalt muusikaliste päevikute transkribeerimine ning Arvo ja Nora Pärdi kommentaaride lisamine.
2011
2011. aasta peamiseks väljakutseks on arhiivi andmebaasi lähteülesande kirjeldamine ja esialgse andmebaasi projekteerimistöödega alustamine. Andmebaasi teeb keeruliseks materjali mitmekülgsus (nt loomisloo materjalides on kuni mitukümmend erinevat tüüpi dokumenti) ja erinevate säilikute tihedad omavahelised seosed. Arhiivi andmebaas peab vastama erinevate huvirühmade ootustele ning võimaldama tulevikus kõigi huviliste, uurijate ja erialainimeste ligipääsu arhiivimaterjalile.
Kuna digiarhiivi ülesehitamine on alles algusjärgus, kasutatakse praegu väiksemamahulist ja lihtsamat digiteeritud dokumentide ja nende metaandmete säilitamise lahendust. Praegu kasutusel olev lahendus on ajutine ja ei vasta tulevikus uurijate tehtavate infopäringute ja -esituste vajadustele.
Maikuus alustatakse juba skaneeritud fotodele ja muusikalistele päevikutele metaandmete lisamist.
Jätkub materjalide korrastamine. Materjalide korrastamisel pööratakse suurt tähelepanu seoste loomisele helilooja biograafia ja loominguga, nii et väärtuslik sisu ja metaandmestik ei kaoks.
Samuti jätkub fotode ja muusikaliste päevikute skaneerimine. Alustatud on partituuride skaneerimist ja valmistatakse ette loomisprotsessi materjali skaneerimist.
Märtsis alustati teoste loomislugudega seotud infot koondava tehnilise lahenduse väljatöötamist. Lahendus aitab esitada fakte ja infot teoste kohta, tuues faktide kõrvale suurel hulgal mälestusi ja konteksti.
2011. aasta algusest on kogu digitaalne arhiivimaterjal varundatud Rahvusarhiivis ja Leviras. Andmemaht oli jaanuarikuu seisuga ligi 5TB.